Viele internationale Unternehmer stehen vor der Herausforderung, eine GmbH in Deutschland zu gründen, ohne die deutsche Sprache zu beherrschen. Die gute Nachricht: Fehlende Deutschkenntnisse sind kein rechtliches Hindernis für die Gründung einer deutschen Gesellschaft. Allerdings müssen bestimmte formale Anforderungen erfüllt werden, insbesondere beim zentralen notariellen Gründungsakt. Dieser Artikel zeigt Ihnen konkret, wie Sie die Sprachbarriere rechtssicher überwinden.
Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH muss notariell beurkundet werden. Bei diesem Termin muss der Notar sicherstellen, dass alle anwesenden Gründer den Inhalt des Gesellschaftsvertrags vollständig verstehen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Fürsorgepflicht des Notars und dient dem Schutz der Beteiligten vor rechtsgeschäftlichen Entscheidungen, deren Tragweite sie nicht überblicken.
Wenn Sie als Gründer kein Deutsch sprechen, bedeutet dies nicht, dass Sie auf die Gründung verzichten müssen. Es bedeutet lediglich, dass zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um eine rechtswirksame Beurkundung zu gewährleisten.
Die zentrale Lösung für die Sprachbarriere ist der Einsatz eines Dolmetschers beim notariellen Termin. Nicht jeder beliebige Übersetzer ist jedoch für diesen Zweck geeignet.
Der Dolmetscher muss vom Notar als geeignet anerkannt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass vereidigte oder ermächtigte Dolmetscher bevorzugt werden, die bei einem deutschen Gericht oder einer Behörde vereidigt oder allgemein beeidigt wurden. Diese Dolmetscher haben ihre Qualifikation nachgewiesen und unterliegen berufsrechtlichen Pflichten.
Grundsätzlich kann der Notar aber auch andere Dolmetscher akzeptieren, wenn deren Sprachkompetenz und Zuverlässigkeit im Einzelfall festgestellt werden können. Die finale Entscheidung liegt beim beurkundenden Notar, der für die Rechtmäßigkeit des Verfahrens verantwortlich ist.
Der Dolmetscher darf nicht selbst Vertragspartei oder an der Gesellschaft beteiligt sein. Er muss unabhängig und neutral übersetzen. Verwandte oder Geschäftspartner werden daher von Notaren üblicherweise nicht akzeptiert, selbst wenn sie die erforderlichen Sprachkenntnisse besitzen.
Der Notar vermerkt im Beurkundungsprotokoll, dass ein Dolmetscher hinzugezogen wurde, wer diese Person ist und für welche Sprache sie gedolmetscht hat. Der Dolmetscher wird mit vollständigem Namen und seiner Qualifikation im Notarprotokoll aufgeführt. Auch der Dolmetscher unterschreibt in der Regel die notarielle Urkunde, um seine Mitwirkung zu bestätigen.
Neben der mündlichen Kommunikation beim Notartermin stellt sich die Frage, welche Dokumente in welcher Sprache vorgelegt werden müssen und wann Übersetzungen erforderlich sind.
Zur Identifikation der Gründer benötigt der Notar gültige Ausweisdokumente. Reisepässe in englischer Sprache oder mit englischen Übersetzungen werden von deutschen Notaren in aller Regel problemlos akzeptiert, da die wesentlichen Daten international standardisiert sind.
Bei Ausweisdokumenten in anderen Sprachen kann der Notar eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Diese muss von einem vereidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt werden. Die Übersetzung bestätigt, welche Personalien, Geburtsdaten und weitere Angaben im Originaldokument enthalten sind.
Wenn Sie die GmbH Gründung ohne persönliche Anwesenheit durchführen möchten, benötigen Sie eine notarielle Vollmacht. Diese wird im Ausland bei einem dortigen Notar oder einer vergleichbaren Stelle erstellt.
Vollmachten, die im Ausland in einer Fremdsprache ausgefertigt wurden, müssen für die Verwendung in Deutschland grundsätzlich mit einer beglaubigten Übersetzung versehen werden. Der deutsche Notar muss den genauen Umfang der erteilten Vollmacht verstehen können, um zu prüfen, ob der Bevollmächtigte zur Vornahme des konkreten Rechtsgeschäfts berechtigt ist.
Die Übersetzung muss den vollständigen Text der Vollmacht umfassen und von einem in Deutschland vereidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt und mit einer Beglaubigungsformel versehen werden.
Der Gesellschaftsvertrag selbst wird beim deutschen Notar in deutscher Sprache beurkundet. Dies ist zwingend, da die notarielle Urkunde in der Amtssprache des Notars ausgefertigt werden muss.
Für Ihr eigenes Verständnis können Sie sich jedoch vorab eine Übersetzung des geplanten Gesellschaftsvertrags anfertigen lassen. Diese inoffizielle Übersetzung dient Ihrer Information und Vorbereitung. Sie wird nicht Teil der notariellen Urkunde, hilft Ihnen aber, gemeinsam mit Ihren Beratern die Vertragsinhalte zu verstehen, bevor Sie zum Notartermin erscheinen.
Nach der notariellen Beurkundung folgen weitere Schritte, bei denen Behördenkontakte erforderlich werden können. Auch hier stellt sich die Sprachfrage.
Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt durch den Notar. Sie selbst müssen mit dem Handelsregister in der Regel nicht direkt kommunizieren. Sollte das Registergericht Rückfragen haben, werden diese üblicherweise über den Notar oder Ihren rechtlichen Berater geleitet.
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Registergericht zusätzliche Erklärungen oder Nachweise von den Gründern verlangt. In diesem Fall können Sie sich wiederum durch einen Übersetzer oder Ihren Berater unterstützen lassen. Offizielle Dokumente, die beim Handelsregister eingereicht werden, müssen auf Deutsch vorliegen oder mit beglaubigter Übersetzung versehen sein.
Nach der Eintragung ins Handelsregister müssen Sie Ihre GmbH beim Finanzamt anmelden. Die entsprechenden Formulare sind auf Deutsch. Hier empfiehlt sich dringend die Einschaltung eines deutschsprachigen Steuerberaters, der nicht nur die Sprachbarriere überwindet, sondern auch die fachlich korrekte Ausfüllung der Formulare sicherstellt.
Das Finanzamt kommuniziert grundsätzlich auf Deutsch. Auch wenn einzelne Sachbearbeiter möglicherweise Fremdsprachen beherrschen, gibt es keine Verpflichtung der Behörde, in anderen Sprachen zu korrespondieren. Ein lokaler Steuerberater ist daher praktisch unverzichtbar.
Die Gewerbeanmeldung erfolgt bei der zuständigen Gemeinde. Auch dieses Formular ist auf Deutsch zu verfassen. Je nach Gemeinde kann die Anmeldung online oder persönlich erfolgen. Für die Anmeldung können Sie einen Bevollmächtigten einsetzen oder sich von einem Berater unterstützen lassen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die deutschen Behörden und Notare eine klare Erwartungshaltung haben:
Wenn Sie eine deutsche GmbH aus dem Ausland gründen möchten, ohne Deutsch zu sprechen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Beauftragen Sie einen deutschsprachigen Berater oder eine spezialisierte Kanzlei, die den Gründungsprozess für Sie koordiniert. Diese Stelle kann den Gesellschaftsvertrag vorbereiten, die erforderlichen Übersetzungen organisieren und die Kommunikation mit Notar und Behörden übernehmen.
Lassen Sie sich alle wichtigen Dokumente vorab in Ihre Sprache übersetzen (auch wenn diese Übersetzungen nicht offiziell beglaubigt sein müssen), damit Sie den Inhalt vollständig verstehen.
Klären Sie frühzeitig mit dem Notar, welche Sprachkombination benötigt wird und organisieren Sie einen geeigneten Dolmetscher. Viele Notare haben Erfahrung mit internationalen Gründern und können Dolmetscher empfehlen.
Alternativ ist auch die GmbH Gründung ohne Reise nach Deutschland möglich, indem Sie einen Bevollmächtigten einsetzen, der in Ihrem Namen am Notartermin teilnimmt. In diesem Fall benötigen Sie beim deutschen Notartermin selbst keinen Dolmetscher, müssen aber die Vollmacht im Ausland mit geeigneter Übersetzung erstellen lassen.
Auch nach der Gründung benötigen Sie für die laufende Korrespondenz mit Behörden und für steuerliche Pflichten deutschsprachige Unterstützung. Planen Sie daher von Anfang an die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater und gegebenenfalls einem Rechtsberater ein, der die Kommunikation für Ihre GmbH übernimmt.
Die zusätzlichen Aufwendungen für Dolmetscher und beglaubigte Übersetzungen sind Teil der Gründungskosten. Die genauen Beträge hängen vom Umfang der erforderlichen Leistungen ab und sollten im Rahmen eines individuellen Angebots geklärt werden.
Vereidigte Dolmetscher rechnen üblicherweise nach Zeitaufwand ab. Beglaubigte Übersetzungen werden nach Anzahl der Wörter oder Seiten berechnet. Planen Sie diese Positionen bei Ihrer Budgetierung ein.
Neben der Sprachfrage müssen Sie auch organisatorische Aspekte klären. Ihre GmbH benötigt eine ladungsfähige Geschäftsadresse in Deutschland. Die Wahl der geeigneten Adresse sollten Sie sorgfältig vorbereiten, da die Geschäftsadresse im Handelsregister eingetragen wird und für die offizielle Kommunikation dient.
Beachten Sie, dass es verschiedene Adresslösungen gibt. Für die Beratung zur Wahl einer geeigneten Adresse für Ihre spezifische Situation können Sie sich an spezialisierte Berater wenden.
Eine GmbH gründen ohne Deutschkenntnisse ist rechtlich vollständig möglich und wird regelmäßig praktiziert. Die wesentlichen Instrumente sind der Einsatz qualifizierter Dolmetscher beim Notartermin, beglaubigte Übersetzungen der relevanten Dokumente und die Zusammenarbeit mit deutschsprachigen Beratern für die Kommunikation mit Behörden.
Entscheidend ist die sorgfältige Vorbereitung und die Beauftragung geeigneter Fachleute. Mit der richtigen Unterstützung können Sie als internationaler Gründer alle formalen Anforderungen erfüllen und Ihre deutsche Gesellschaft rechtssicher etablieren.