Wer in Deutschland eine GmbH gründen möchte, kommt um einen Notartermin nicht herum. Die Vorschrift des § 2 GmbHG schreibt die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags zwingend vor – eine Formvorschrift, die nicht umgangen werden kann und soll. Diese Notarpflicht ist kein bürokratisches Hindernis, sondern erfüllt wichtige Schutz- und Kontrollfunktionen im Gründungsprozess. In diesem Beitrag erklären wir, was genau § 2 GmbHG regelt, warum der Gesetzgeber diese strenge Form verlangt und was Sie als Gründer beim Notartermin erwartet.
Der § 2 Absatz 1 des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung legt fest, dass der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden muss. Diese Beurkundung muss durch einen deutschen Notar erfolgen und ist konstitutiv – das bedeutet, ohne notarielle Beurkundung kommt kein wirksamer Gesellschaftsvertrag zustande. Eine einfache Unterschrift der Gesellschafter genügt nicht, ebenso wenig eine elektronische Form oder eine privatschriftliche Vereinbarung.
Die Notarpflicht nach § 2 GmbHG erstreckt sich auf den gesamten Gesellschaftsvertrag einschließlich aller wesentlichen Regelungen zur Gesellschaft. Dazu gehören die Firma, der Sitz der Gesellschaft, der Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals und die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter. Bei der Gründung durch eine einzelne Person – der sogenannten Ein-Personen-GmbH – gilt die Notarpflicht gleichermaßen.
Die Notarpflicht bei der GmbH-Gründung erfüllt mehrere wichtige Funktionen, die über eine bloße Formalität hinausgehen.
Der Notar ist als unabhängiger Träger eines öffentlichen Amts verpflichtet, alle Beteiligten umfassend und neutral zu beraten. Er muss prüfen, ob die Gründer die rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen ihrer Entscheidung verstanden haben. Gerade unerfahrenen Gründern erklärt der Notar die Bedeutung der Haftungsbeschränkung, die persönlichen Pflichten als Geschäftsführer und die finanziellen Verpflichtungen aus der Stammeinlage. Diese Warnfunktion soll übereilte oder unüberlegte Gründungen verhindern.
Im Notartermin müssen sich alle Gründer persönlich ausweisen. Der Notar prüft die Identität anhand amtlicher Dokumente und stellt sicher, dass die handelnden Personen auch tatsächlich die sind, für die sie sich ausgeben. Diese Kontrolle dient der Prävention von Identitätsmissbrauch und erfüllt wichtige Funktionen im Rahmen der Geldwäscheprävention. Der Notar ist verpflichtet, die erforderlichen Prüfungen durchzuführen und dokumentiert diese in der Urkunde.
Durch die professionelle Beurkundung entsteht ein rechtssicheres Dokument, dessen Inhalt eindeutig feststeht. Spätere Streitigkeiten darüber, was vereinbart wurde, lassen sich damit vermeiden. Der Notar formuliert die Regelungen juristisch korrekt und achtet darauf, dass alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt sind. Fehlerhafte oder unwirksame Klauseln werden bereits im Gründungsstadium vermieden.
Die notarielle Urkunde bildet die Grundlage für die Eintragung ins Handelsregister. Das Registergericht kann sich auf die Prüfung durch den Notar verlassen, was das Eintragungsverfahren beschleunigt und vereinfacht. Die öffentliche Beurkundung schafft Vertrauen in die Rechtmäßigkeit der Gründung.
Die Beurkundung nach § 2 GmbHG umfasst nicht nur die Unterzeichnung eines vorgefertigten Dokuments. Der Notar muss den gesamten Gesellschaftsvertrag vorlesen oder den Beteiligten so zur Kenntnis bringen, dass sie den Inhalt erfassen können. Anschließend haben die Gründer die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Änderungswünsche zu äußern.
Beurkundet werden müssen mindestens folgende Punkte:
Bei einer Bargründung wird bestätigt, dass die Einlagen in bar zu leisten sind. Bei einer Sachgründung müssen zusätzlich der Gegenstand der Sacheinlage und der Betrag der Stammeinlage, auf die sich die Sacheinlage bezieht, festgelegt werden. Auch eine eventuelle Geschäftsführerbestellung kann bereits in der Gründungsurkunde erfolgen.
Für einfache Standardfälle hat der Gesetzgeber Musterprotokolle eingeführt, die die Gründung vereinfachen sollen. Diese amtlichen Formulare kombinieren Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument. Auch bei Verwendung eines Musterprotokolls besteht jedoch die Notarpflicht nach § 2 GmbHG unverändert fort – lediglich der Inhalt ist vorgegeben und kann nicht individuell angepasst werden.
Musterprotokolle eignen sich für Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer, wenn keine besonderen Regelungen gewünscht sind und die Einlagen in bar geleistet werden. Für komplexere Gesellschaftsstrukturen, Sachgründungen oder individuelle Vereinbarungen ist ein maßgeschneiderter Gesellschaftsvertrag erforderlich, der ebenfalls notariell beurkundet werden muss.
Grundsätzlich müssen alle Gründer persönlich beim Notartermin erscheinen. Dies ergibt sich aus dem Wesen der notariellen Beurkundung, die die persönliche Anwesenheit der Beteiligten voraussetzt. Der Notar muss sich von der Identität überzeugen und die Belehrung persönlich durchführen.
In Ausnahmefällen ist eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten möglich. Die Vollmacht muss dann allerdings ebenfalls notariell beurkundet oder beglaubigt sein. Bei ausländischen Gründern, die nicht nach Deutschland reisen können, sind spezielle Lösungen erforderlich, etwa durch Einschaltung ausländischer Notare mit anschließender Legalisation oder Apostille der Dokumente.
Die Notarpflicht endet nicht mit der Gründung. Auch jede spätere Änderung des Gesellschaftsvertrags bedarf gemäß § 53 GmbHG der notariellen Beurkundung. Dies betrifft etwa Änderungen der Firma, des Sitzes, des Gegenstands, Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen sowie Änderungen der Gewinnverteilung oder der Geschäftsführungsbefugnisse. Der Gesetzgeber stellt damit sicher, dass auch nach der Gründung wesentliche Entscheidungen dokumentiert und rechtlich abgesichert werden.
Eine gute Vorbereitung erleichtert den Ablauf des Notartermins erheblich. Klären Sie im Vorfeld mit Ihren Mitgründern alle wesentlichen Punkte: Wer übernimmt welche Stammeinlage? Wer soll Geschäftsführer werden? Welche besonderen Regelungen sind gewünscht? Je klarer diese Fragen vorab beantwortet sind, desto reibungsloser verläuft die Beurkundung.
Wichtig ist auch die Wahl der Geschäftsadresse, also des Sitzes der Gesellschaft. Während die Notarpflicht nach § 2 GmbHG die rechtliche Gründung absichert, benötigen Sie für den operativen Geschäftsbetrieb eine ladungsfähige Anschrift. Diese muss bei der Gründung bereits feststehen und wird im Gesellschaftsvertrag aufgenommen. Eine fachkundige Beratung zur Wahl der geeigneten Adresse kann hier sinnvoll sein, um spätere Änderungen und damit weitere Notartermine zu vermeiden.
Halten Sie alle erforderlichen Ausweisdokumente bereit. Bei juristischen Personen als Gründern sind zusätzliche Nachweise wie Handelsregisterauszüge und Vertretungsnachweise erforderlich.
Die Notarpflicht nach § 2 GmbHG mag auf den ersten Blick als zusätzlicher Aufwand erscheinen, sie erfüllt jedoch wichtige Schutz- und Kontrollfunktionen. Sie gewährleistet, dass Gründer umfassend beraten werden, Identitäten zweifelsfrei feststehen und der Gesellschaftsvertrag rechtssicher formuliert ist. Diese obligatorische professionelle Begleitung schafft von Anfang an ein solides rechtliches Fundament für Ihre GmbH und vermeidet spätere Streitigkeiten oder Unwirksamkeit. Nutzen Sie den Notartermin als Chance, letzte Fragen zu klären und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Tragweite ihrer Entscheidung verstanden haben.